Xử lí sự cố theo đúng quy trình tại Trường Foods

Xử lí sự cố là một phần tất yếu trong chăm sóc khách hàng. Công tác xử lý sự cố khiếu nại tốt, sẽ tạo được lòng tin với khách hàng. Các dịch vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Tại Trường Foods chúng tôi đã xây dựng nên Quy trình xử lý sự cố để thể xử lí mọi sự cố cho khách hàng một cách nhanh nhất, làm hài lòng khách lòng nhất gồm các bước sau.

Các bước trong quy trình xử lí sự cố

1. Cung cấp thông tin về vấn đề tranh chấp xử lí sự cố

Khi xảy ra vấn đề tranh chấp để được tiếp nhận hỗ trợ giải quyết sự cố; các NPP cần cung cấp đầy đủ các thống tin liên quan cho nhân viên sales phụ trách khu vực đó bao gồm:
– Tên, địa chỉ, số điện thoại điểm bán bị tranh chấp.
– Tên sản phầm.
– Mã sản phẩm: Trên nắp sản phẩm có ngày tháng năm và dòng mã
Bằng chứng tranh chấp gồm
+ Video tường thuật gồm: Tên điểm bán, địa điểm, lời xác thực của chủ điểm bán (tên người giao, ngày giao hàng, loại hàng, số lượng, đơn giá)
+ Hình ảnh nét về sản phẩm và mã sản phẩm do bên tranh chấp đưa vào điểm bán

2. Xác thực thông tin và tiến hành hòa giải thương lượng

Sau khi xác thực đầy đủ chính xác các thông tin do NPP cung cấp, Nhân viên sales sẽ cung cấp thông tin mã hàng với thủ kho tiến hành check mã sản phẩm. Trong vòng 10h, nhân viên sales sẽ tiến hành gọi điện thông báo về vấn đề check lại mã cho người bị tranh chấp và người tranh chấp, để 2 bên thương lượng phương án giải quyết hòa giải.

3. Tiến hành giải quyết tranh chấp xử lí sự cố

Trường hợp xử lý sự cố mà các bên không đồng ý tự hoà giải. Trong vòng 30 phút sau khi gọi điện xác nhận kết quả không đồng ý tự hòa giải từ bên bị tranh chấp, Nhân viên Sale gửi file mềm hoặc chuyển phát nhanh đơn khởi kiện để người bị tranh chấp điền thông tin gửi lại công ty. Tag NPP vào nhóm Zalo cùng giám đốc để các bên tranh chấp thực hiện vào nhóm thảo luận và thống nhất phương án xử lý.

Xác định lỗi phạt và các mức phạt theo quy định xử lí sự cố

1. Cam kết Nhà phân phối

Bước tiếp theo trong quy trình xử lí sự cố, sẽ xác định các lỗi Nhà phân phối vi phạm trong cam kết.

Nếu các nhà phân phối vi phạm theo 1 trong 5 điều cam kết hợp đồng NPP như :

– Bán phá giá dưới giá quy đinh trong bảng báo giá của Công ty

-Phân phối sản phẩm ngoài khu vực đã đăng ký với Công ty, bán Sản Phẩm vào các vị trí bán hàng, điểm bán hàng của các Nhà phân phối khác.

– Lôi kéo, mời chào các nhà phân phối khác hiện đang lấy hàng của công ty hoặc đang lấy hàng của các nhà phân phối khác về với với nhóm của mình.

– Bán các mặt hàng cạnh tranh trực tiếp hoặc gián tiếp với sản phẩm đang phân phối từ Công ty; mua bán, phân phối, lưu trữ, vận chuyển các loại hàng nhái, hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc bất kỳ sản phẩm, hàng hóa nào xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của Công ty;

– Không bảo quản và sử dụng đúng mục đích “bộ nhận diện thương hiệu” được công ty cung cấp.

Các mức phạt theo quy định xử lí sự cố

Sau khi xác định lỗi phạt, bước tiếp theo trong quy trình xứ lý sự cố. Công ty sẽ tiến hành xử lý theo các mức phạt trong quy định;

Lần 1 Nhắc nhở

Lần 2 Phạt 3,000,000vnđ

Lần 3 Phạt 5,000,000vnđ

Từ lần 4 trở đi Phạt 10,000,000vnđ và tăng 1 giá trong tháng tiếp theo nhập hàng. Lưu ý các mức phạt sẽ áp dụng đối với Nhà phân phối cấp I

Trên đây là tất cả các bước trong quy trình xử lý tại Trường Foods. Chúng tôi tin tưởng rằng việc xây dựng một quy trình xử lý sự cố bài bản sẽ giúp đảm bảo quyền lợi chính đáng cho các nhà phân phối. Xây dựng một hệ thống kênh phân phối bài bản, chuyên nghiệp hoá trong mọi quy trình làm việc. Tạo sự môi trường kinh doanh công bằng và cơ hội phát triển dành cho tất cả mọi người. Chúc các bạn hợp tác thành công và phát triển hơn nữa !

=>> Tìm hiểu thêm về Thịt Chua Trường Foods  tại đây. 

=>> Liên hệ để trở thành nhà Phân Phối của Trường Food: 0210.2225.666.

=>> Page chính thức của công ty tại đây

=>> Đăng ký kênh youtube tại đây.